fbpx

ERP/CRM software contract beoordeling en keuze begeleiding

Het implementeren van een ERP/CRM softwarepakket is een moeilijk project omdat software implementaties zo omvangrijk zijn. ERP/CRM pakketten brengen vaak grote veranderingen van de bedrijfsprocessen met zich mee, echter wordt dit aspect vaak onderschat door organisaties. Uit onderzoek blijkt dat zelfs 40% tot 50% implementatieprojecten van ERP software mislukken. Ander onderzoek gaat hier zelfs verder in door te stellen dat een project mislukt is wanneer de implementatie het in het projectvoorstel vastgestelde ‘Return on investment’ niet haalt. Vanuit dit oogpunt mislukt 60% tot 80% van de (ERP software) implementatietrajecten. Oorzaken voor mislukken van software implementatie projecten zijn o.a.

  • Slechte of onduidelijke strategische doelstellingen
  • Steun van het topmanagement ontbreekt
  • Slecht projectmanagement
  • Eindgebruikers zijn slecht of niet opgeleid
  • Data is onjuist geïmporteerd vanuit het oude IT-systeem

Met 20 jaar ervaring is OBI een doorgewinterde speler bij het beoordelen van software contracten en de valkuilen van implementatie. Wilt u zelf al aan de slag? Begin dan op het speciale ERP-gedeelte van de ICT Portal, een initiatief van EKCIT of kijk op de website van het ICT informatiecentrum.

Stappenplan keuze van ERP/CRM software

Omdat een ERP of CRM systeem zo’n grote invloed heeft op de organisatie, is het verstandig zeer zorgvuldig met de selectie ervan om te gaan en niet over één nacht ijs te gaan. Bij de selectie van de het software pakket kunnen de volgende stadia voor komen:

  1. Onderzoek eigen bedrijfsprocessen. Breng de eigen werkwijzen in kaart en stel ze op papier en denk aan optimalisaties en de toekomstplannen.
  2. Opstellen Programma van Eisen en Wensen (PVE). Hierin wordt beschreven wat van een ERP-pakket wordt verwacht en wat “leuk” is om te hebben.
  3. Onderzoek ERP software leveranciers. Door onderzoek kan men met behulp van een paar in het oog springende harde eisen een lijst opstellen van een beperkt aantal potentiële leveranciers. Deze potentiële leveranciers krijgen de eisen- en wensenlijst toegezonden met het verzoek intern te onderzoeken of ze hieraan kunnen voldoen en hiervan een schriftelijke rapportage terug te melden.
  4. Opstellen businesscase. Praktijkvoorbeelden van het primaire proces én de belangrijke secundaire processen worden uitgewerkt.
  5. Demonstratie. Aan de hand van de businesscase wordt door de potentiële leveranciers een demonstratie gegeven.
  6. Hands-on demo. De belangrijkste gebruikers worden in staat gesteld om zelf achter de computer, begeleid, kennis te maken met het beoogde ERP-pakket.
  7. Principebeslissing. Aan de hand van alle voorgaande stappen wordt een principebeslissing genomen.
  8. Contractbesprekingen.

Bron: Wikipedia: Enterprise resource planning

Stappenplan implementatie ERP software

Nadat het best passende ERP-pakket voor de organisatie is geselecteerd zijn er elf stappen, welke doorlopen moeten worden om het ERP-pakket succesvol te implementeren.

  1. Evalueer het pre-implementatie proces. Draag zorg voor de juiste uitvoering van het selectieproces van het ERP systeem.
  2. Installeer en test de hardware. Voordat de software wordt geïnstalleerd is het belangrijk om te testen of de hardware werkt naar verwachting en voldoet aan de specificaties.
  3. Installeer en test de software. In veel gevallen zal de leverancier van de software de software installeren en testen of het werkt naar verwachting en voldoet aan de specificaties.
  4. Opleiden gebruikers. De gebruikers van het ERP-systeem moeten worden getraind om het ERP systeem te kunnen gebruiken
  5. Opleiden en testen door middel van een pilot. Door de pilot wordt het systeem getest en wordt getest of de gebruikers het systeem begrijpen. Het projectteam ontwerpt een case die het volledige systeem benut. In veel gevallen is dit van een order van een klant tot en met het verzenden van een order.
  6. Beveiliging en autorisatie. Nadat de gebruikers zijn getraind dient het systeem te worden beveiligd; het toekennen van autorisatie aan de juiste medewerkers zodat zij toegang hebben tot de benodigde informatie.
  7. Exporteren en importeren van data. De data uit de oude IT-systemen moet op een dusdanige manier worden geïmporteerd in het nieuwe ERP-systeem dat gebruikers met de data kunnen werken.
  8. Procedures en instructies. Procedures en werkinstructies moeten worden opgesteld.
  9. Ingebruikname van het ERP systeem. Organiseer een kick-off, met andere woorden, het moment waarop de complete organisatie met het nieuwe ERP systeem gaat werken. Er zijn verschillende methoden om de ingebruikname te faciliteren, denk hierbij aan invoering-ineens of gefaseerde invoering.
  10. Afsluiting. Een belangrijke stap waarin de organisatie viert dat een groot project is afgerond. De afsluiting benadrukt onder andere het belang van het project.
  11. Nazorg. Het is belangrijk te realiseren dat na implementatie het ERP-systeem het gebruik van het ERP-systeem nog geen routine is. Kinderziektes moeten worden geëlimineerd, en medewerkers moeten thuis raken in het gebruik van het systeem.

Bron: Wikipedia: Enterprise resource planning
Tip: Zelf aan de slag met CRM? Begin hier met CRM software of begin hier met ERP software.

Referenties