Office 365: er is bijna geen ontkomen aan

De kans is groot dat u al vaker heeft gehoord over Office 365 van Microsoft. Logisch, want door de sterke marketpush vanuit de ICT-branche is er bijna geen ontkomen aan. Maar is Office 365 eigenlijk wel de beste optie voor uw bedrijf? En zo ja, op welke manier dan? Wij leggen u graag uit wat de voor- en nadelen zijn van de software en waar u aan moet denken als u de keuze maakt om het pakket wel of niet te implementeren binnen uw bedrijf.

Meest gebruikte softwareplatform

Sinds de lancering in 2012 is Office 365 snel een begrip geworden in het bedrijfsleven. Daarom is het nu het meest gebruikte softwareplatform om samen mee aan documenten te werken. Uit onderzoek van Barracuda Networks bleek dat in oktober 2017 al 62% van alle Europese bedrijven gebruikmaakt van de Microsoft-dienst. Dat komt enerzijds doordat het pakket laagdrempelig en veelzijdig is. Anderzijds heeft het ook zeker te maken met de zeer interessante prijs van de mailserver van Office 365. Dat maakt het wel heel makkelijk om over te stappen van uw huidige server naar Office 365. Het is immers voordelig en het overstappen is zo geregeld.
Zie Office 365 als een vervanger van uw fileserver en Exchange-server in de cloud. Het addertje onder het gras is dat Microsoft gebruikers van Office 365 eigenlijk dwingt om ook Word, Excel en PowerPoint af te nemen. Want bijna alle applicaties op de markt hebben wel een koppeling met Office of Exchange, zodat u bijna verplicht bent om ook de traditionele Office-programma’s te gebruiken. Een groeiend bedrijf heeft naast een mailserver vaak ook documentruimte nodig. Dat faciliteert Office 365 door naast de mailserver Outlook ook cloudopslag te bieden in de vorm van SharePoint. Zo wordt het uitwisselen van bestanden en het tegelijkertijd werken aan documenten heel eenvoudig. Net als het delen van agenda’s.

Office 365: wat is dat nu eigenlijk?

Vergeet de vorige versies van Microsoft Office die u kent van vroeger. Ja, in Office 365 kunt u ook Word, Excel en PowerPoint gebruiken, maar de basis van het systeem is eigenlijk veel eenvoudiger. Office 365 is een online mailserver (Outlook) en biedt cloudopslag (zoals Dropbox) in de vorm van SharePoint. Zo wordt het uitwisselen van bestanden en het tegelijkertijd werken aan documenten heel eenvoudig. SharePoint is een veilige locatie voor het opslaan, organiseren, delen en gebruiken van informatie vanaf elk apparaat. Uw medewerkers hebben alleen een webbrowser nodig, zoals Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome of Firefox. Zie Office 365 als een vervanger van uw fileserver en Exchange-server in de cloud.

De voordelen van Office 365

Delen van agenda’s en bestanden

Zodra een medewerker wijzigingen aanbrengt in een document, is altijd te herleiden wie wat heeft veranderd en wanneer dat is gebeurd. Ook het samenwerken met externe partijen of medewerkers op andere locaties wordt hiermee heel eenvoudig. Ieders aandeel in het geheel is direct zichtbaar. Dat scheelt veel tijd en (mis)communicatie.

Opslag in de cloud

Dat ene bestand dat uw medewerker op het werk heeft opgeslagen en tijdens het thuiswerken niet meer kan bewerken? Dat probleem is opgelost. Office 365 zorgt namelijk voor altijd toegankelijke opslag in de cloud met OneDrive voor Bedrijven. Uw medewerkers kunnen, eventueel samen met hun collega’s, op elk moment op elke plek aan hun documenten werken. Het steeds weer opnieuw opslaan van bestanden, waardoor er meerdere versies in omloop kunnen zijn, is daardoor verleden tijd. Bovendien is de opslagruimte van de cloud oneindig groot.

Geen grote investeringen

Met Office 365 is uw bedrijf 365 dagen per jaar online, zonder dat u daarvoor grote investeringen hoeft te doen. Voorheen moest een bedrijf ongeveer elke 5 jaar nieuwe hardware en software aanschaffen om up-to-date te blijven. Dankzij het abonnementsmodel van Office 365 kunt u direct aan de slag, terwijl u een relatief klein bedrag betaalt per maand of jaar.

Communicatie op vele manieren

Zonder dat uw medewerkers fysiek bij elkaar hoeven te zitten, kunnen zij op verschillende manieren met elkaar overleggen. Bijvoorbeeld via Instant messaging, videochat, Skype for Business of Microsoft Exchange Online. Daarnaast is er het sociale bedrijfsnetwerk Yammer, een onderdeel van Office 365. Hiermee kunnen teams hun eigen communicatiekanaal opzetten, ongeacht de locatie.

Bekende software die gewoon werkt

Uw kantoormedewerkers zijn stuk voor stuk bekend met Microsoft Office. Daarom is de stap naar Office 365 maar heel klein. Zij kennen Excel, Word, PowerPoint, Exchange en andere Office-programma’s al jaren. Daardoor verloopt de overgang naar Office 365 veel sneller dan wanneer uw hele bedrijf met nieuwe software gaat werken.

“Office 365 is een online mailserver (Outlook) en biedt cloudopslag in de vorm van SharePoint.”

De nadelen van Office 365

Eenmaal gekozen, altijd gekozen

Als u eenmaal de keuze heeft gemaakt voor Office 365, dan is overstappen naar een ander pakket wel écht een uitdaging. U krijgt van Microsoft veel terabytes aan opslagruimte voor bestanden en mail. Maar voordat u dat allemaal gemigreerd hebt… Dat zou je een bepaalde mate van lock-in kunnen noemen.

Ook in slechte tijden een abonnement

Met eigen serverhardware kunt u in slechtere tijden makkelijk beslissen om nog een jaartje door te gaan zonder investeringen te doen. Met Office 365 zit u altijd vast aan het abonnementsgeld dat u betaalt per maand of jaar. Deze kosten lopen continu door.

Microsoft kan de prijs omhoog gooien

U betaalt een abonnementsbedrag voor Office 365. Maar wie zegt dat dit bedrag altijd hetzelfde blijft? Microsoft kan zomaar de prijs flink verhogen, want de fabrikant weet dat overstappen naar een ander pakket niet zomaar gebeurt. Dat blijft dus altijd een risico.

Aan de cloud kleven altijd risico’s

Misschien heeft u nog nooit nagedacht over een ’cloud crash’, maar zo’n ramp kan zomaar een keer voorvallen. Net zoals clouddiensten gehackt kunnen worden. In beide gevallen loopt u risico’s als u een clouddienst gebruikt zoals Office 365. Terwijl u zeker wilt weten dat u alles goed geregeld heeft en dat de software altijd werkt.

Zijn er ook alternatieven?

Ja, die zijn er. Wanneer we een online concurrent willen noemen die ook een mailserver, online opslag, gedeelde agenda’s en bewerkingsprogramma’s aanbiedt, dan komen we uit op G Suite van Google. Dit pakket kan alles wat Office 365 ook kan. Maar doordat veel bedrijven toch al werken met software van Microsoft, is voor hen de overstap naar Office 365 beter te overzien.
Een ander alternatief is een lokale server of een private cloud. Dit zijn opties voor bedrijven die niet willen dat hun documenten in een ‘externe’ cloud opgeslagen worden. Bijvoorbeeld om privacyredenen, vanuit beveiligingsoogpunt of om het risico te voorkomen dat de cloud ‘down’ gaat.

Vraag Hét ICT Team van OBI om maatwerkadvies

Het is belangrijk om de specifieke mogelijkheden van Office 365 voor uw bedrijf te onderzoeken. OBI kan u ondersteunen met maatwerk en advies. Maak een bewuste keuze door goed uw opties op een rij te laten zetten. Vraag ons gerust naar vorige implementaties die wij of andere partijen hebben uitgevoerd en naar onze ideeën voor uw specifieke situatie.
Heeft u nog vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan gerust contact op met OBI via ons terugbelformulier of bel naar telefoonnummer 088-9008100. OBI, Hét ICT Team staat graag voor u klaar.