Een nieuwe medewerker binnen uw organisatie moet snel aan het werk kunnen. Dat is niet alleen fijn voor u en uw organisatie, maar geeft nieuwe medewerkers ook vertrouwen en het gevoel dat zij welkom zijn.

Het is dus belangrijk dat dit proces goed verloopt en dat hier de juiste procedures worden gevolgd. Bij OBI Automatisering zorgen wij ervoor dat onboarding van nieuwe medewerkers vlekkeloos verloopt. Systeembeheerder Roy is een van mensen binnen OBI die verantwoordelijk is voor onboarding van nieuwe medewerkers bij onze klanten.

Standaardprocedure voor onboarding 

“Als een klant van ons iemand aangenomen heeft, neemt doorgaans de HR-afdeling contact met ons op middels een ticket. Dit is meestal een standaardprocedure, maar kan per bedrijf verschillen. We vinden hier informatie als voornaam, achternaam, maar ook hoe het e-mailadres eruit dient te zien. Daarnaast krijgen wij informatie over de rechtenstructuur van de medewerker. Meestal wordt deze gebaseerd op een bestaande gebruiker. Hierin wordt bijvoorbeeld aangegeven op welke netwerkschijf men toegang heeft.” 

Zonder problemen aan de slag 

“Voor iedere nieuwe medewerker maken we een nieuwe werkplek aan. We kijken dan of daar nog extra e-mailboxen aan toegevoegd moeten worden. Sommige medewerkers krijgen ook een nieuwe laptop (of desktopcomputer). Daar wordt ook weer een procedure gevolgd over hoe die laptop ingericht moet worden. We zorgen er dan voor dat het apparaat volledig up to date is, de laatste security updates heeft en dat alle software die deze medewerker nodig heeft aanwezig is en werkt. Als we ons ervan verzekerd hebben dat het account compleet is kan hij of zij direct en zonder problemen aan de slag.” 

Two factor authentication 

“Klanten kiezen soms ook voor een two factor authentication. Dit is een extra beveiliging voor als men niet op het bedrijfsnetwerk werkt. Als een medewerker op locatie werkt of op zijn of haar thuiswerkplek heeft deze een Duo Mobile nodig. Een tweestapsverificatie waardoor men een pushbericht op de persoonlijke of bedrijfstelefoon krijgt voordat men kan inloggen op de laptop.” 

Offboarding 

“Dit proces werkt natuurlijk ook omgekeerd. Als een medewerker vertrekt krijgen we weer een ticket van de HR-medewerker met daarin alle gegevens omtrent het vertrek. Wij zorgen er dan voor dat de persoon in kwestie op de datum van uit dienst treding niet meer in kan loggen op het bedrijfsnetwerk.  In sommige gevallen is dit dringend en dan belt de HR-medewerker, zodat het per direct geregeld kan worden. Dit gaat altijd via de ICT-contactpersoon of een ander bevoegd persoon, waardoor niet zomaar iedereen af kan melden.” 

Maak kennis met OBI 

OBI verzorgt ICT voor organisaties met 20 tot 200 werkplekken. On- en offboarding van medewerkers is een belangrijk onderdeel van het proces om uw organisatie veilig te houden. OBI Automatisering helpt u daar graag bij. Wilt u weten wat wij naast off- en onboarding van nieuwe medewerkers voor uw organisatie kunnen betekenen? Bel naar 088-9008100 of maak gebruik van ons terugbelformulier voor een kosteloos ICT-updategesprek, waarin u wordt bijgepraat over de laatste stand van zaken op ICT-gebied en systeembeheer.