Wat de AVG in de praktijk betekent, is vaak nog een vraagteken voor ondernemers. Mag u bijvoorbeeld het surfgedrag van uw medewerkers monitoren? En mag u zomaar telefoongesprekken opnemen van uw medewerkers? Wij leggen u uit wat uw organisatie op dit gebied wel en niet mag volgens de AVG.

Recht op privacy

Ook in een werksituatie hebben mensen recht op privacy. Sterker nog: de wet stelt privacy van de werknemer onder normale omstandigheden altijd boven het bedrijfsbelang. Dit houdt in dat u dus niet zomaar het surfgedrag van uw medewerkers mag controleren.

Sowieso is het tegenwoordig heel normaal dat medewerkers hun privémail checken op het werk of op social media actief zijn. En van de wet mag dat dus ook onder werktijd. U mag als werkgever het online gedrag niet controleren of inzien, tenzij u het vermoeden heeft dat er misbruik wordt gemaakt van het vertrouwen. Bijvoorbeeld in deze situaties:

• Wanneer u een vermoeden heeft dat er fraude gepleegd wordt;
• Wanneer een medewerker zich negatief uitlaat over u via social media of e-mail;
• Wanneer er mogelijk bedrijfsgeheimen worden doorgespeeld aan een concurrent.

Uiteraard mag u uw medewerkers er wel op wijzen dat het niet gewenst is dat zij te veel tijd op hun mobiele telefoon doorbrengen.

Tip: stel een reglement op

Een goede manier om het surf- en belgedrag van uw medewerkers binnen de perken te houden, is het opstellen van een reglement. Hierin kunt u, binnen de grenzen van de wet, aangeven wat uw medewerkers wel en niet mogen. Volgens de wet kunt u niet zomaar zeggen ‘privégebruik van internet is verboden’. Houd het daarom concreet en specifiek. Een aantal voorbeelden:

1. Pornografisch materiaal is verboden

   Wat uw medewerkers in hun vrije tijd doen, moeten ze zelf weten. Maar het bekijken en verspreiden van pornografisch materiaal onder werktijd is een duidelijke no-go.

2. Privégesprekken met de zakelijke telefoon zijn niet toegestaan

   Natuurlijk is het geen probleem als uw medewerker gebeld wordt op zijn privételefoon. Maar u mag als werkgever best aangeven dat het niet de bedoeling is dat de zakelijke telefoon hiervoor gebruikt wordt.

3. Facebook, Twitter en YouTube worden geblokkeerd

   Sommige websites zijn ware tijdverslinders. Daarom kunt u ervoor zorgen dat deze websites door uw systeembeheerder geblokkeerd worden. Vanaf de zaak zijn ze dan niet meer te benaderen. Tenzij u een slimmerik in dienst heeft die via een proxy of VPN-verbinding surft. Maar in dat geval gaat de medewerker duidelijk in tegen het reglement en kunt u actie ondernemen. Overigens kunnen medewerkers natuurlijk altijd nog hun eigen smartphone en databundel gebruiken om op deze sites te komen.

4. Illegale films, muziek en software zijn verboden

   Als bedrijf kunt u hier boetes voor krijgen na een controle, dus het spreekt voor zich dat u niet wilt dat uw medewerkers u in de problemen brengen.

5. Reputatieschade moet voorkomen worden

   Een medewerker die zich negatief uitlaat over het bedrijf waar hij werkt, veroorzaakt daarmee reputatieschade. Net zoals medewerkers die vanuit hun functie of zelfs bedrijfsaccounts reageren op berichten, maar dan op een manier die het bedrijf schaden. Denk bijvoorbeeld aan racistische of seksistische commentaren.

6. Bij overtreding wordt de arbeidsrechter ingeschakeld

   Ontslag op staande voet is een sanctie die door de arbeidsrechter kan worden opgelegd wanneer medewerkers bijvoorbeeld porno downloaden, collega’s online lastigvallen of illegale software op hun pc hebben staan.

Dit artikel staat in ons GRATIS ICT-MAGAZINE Bits&Bytes. Wilt u het hele magazine lezen? Klik dan hier en wij sturen het u gratis en geheel vrijblijvend toe.

“De wet stelt privacy van de werknemer boven het bedrijfsbelang”

Opnemen van telefoongesprekken

Voor het opnemen van telefoongesprekken geldt hetzelfde privacyprincipe als voor surfgedrag en e-mails. U mag dan ook niet zomaar alle gesprekken opnemen. Wel mag u voor trainingsdoeleinden telefoongesprekken opnemen. Hierover moeten zowel uw medewerkers als uw klanten geïnformeerd worden. Dat herkent u vast uit eigen ervaring, de stem die zegt: “Dit gesprek kan opgenomen worden voor trainingsdoeleinden.” Als de gebelde klant geen bezwaar maakt, mag u het gesprek opnemen.

• Let op: u neemt dan ook klanten op

  Wel een belangrijk aandachtspunt hierbij: volgens de AVG hebben uw klanten recht op inzage in alle data die u van hen heeft opgeslagen. Opgenomen telefoongesprekken horen hier ook bij. Zorg dus dat u een duidelijk systeem heeft waarin u deze opslaat, inzichtelijk maakt en ook kunt verwijderen als de klant daarom vraagt. Ook moet u uw klanten informeren wanneer er een datalek is geweest. Versleutelde opslag is een goede manier om ervoor te zorgen dat de gelekte gesprekken niet beluisterd kunnen worden door derden.

Camera’s plaatsen, mag dat?

Ja, u mag als werkgever een camera ophangen, maar dan moet er wel een gerechtvaardigd belang voor zijn. Bijvoorbeeld het beveiligen van bedrijfseigendommen of het waarborgen van de veiligheid van medewerkers. Maar u mag de camera niet gebruiken om werknemers te controleren en om prestaties of aanwezigheid te beoordelen. Bovendien moet u uw werknemers vooraf goed informeren over hoe lang u de beelden bewaart en wij ze mag bekijken. Zodra u het vermoeden heeft dat er fraude gepleegd wordt, mag u onder bepaalde voorwaarden wél de camera gebruiken om een medewerker te controleren.

Hét ICT-Team checkt het graag samen met u

Bent u benieuwd of uw ICT-maatregelen wel voldoen aan de AVG of wilt u meer weten over de manieren waarop u uw medewerkers kunt controleren volgens de nieuwe wetgeving? Dan helpt uw Hét ICT-Team van OBI Automatisering u graag.

Bel voor een geheel vrijblijvend gesprek naar 088-9008100. Of wordt u liever een teruggebeld? Klik dan hier!